Как вести расходники и товары салона в VEMO

Как это устроено в VEMO CRM

Подробно по шагам: Склад и расходники

1. Шаг 1. Откройте «Склад» (меню, группа «Деньги»; у администратора — после «Мастеров»). Вкладки: «Остатки», «Приход», «Списания», «Инвентаризация», «Заказать», «Техкарты», «Отчёт», «Движения», «Аномалии», «Настройки». Пока склад пуст, вы увидите «Склад пуст» и кнопку «Добавить позицию».
2. Шаг 2. Создайте позицию: нажмите «Добавить позицию» (или «Позиция»). В окне «Новая позиция склада» впишите «Название» (например «Гель-лак» или «Оксид 6%»), выберите «Тип расхода» и «Что это»: расходник, товар на продажу или и то и другое.
3. Шаг 3. В поле «Единица учёта» выберите мл, г, шт, пара, лист или порция, в «Фасовка» впишите название упаковки (флакон), в «В фасовке, ед.» — сколько в ней единиц, в «Цена фасовки, ₽» — цену упаковки. «Цена за единицу» посчитается сама. В «Мин. запас, ед.» укажите минимум.
4. Шаг 4. Бренд, оттенок, штрихкод, артикул, поставщик, «Годен до» и «Открыт с» — по желанию. Нажмите «Сохранить». Для работы без остатка (стирка полотенца, стерилизация) поставьте галочку «Услуга-расход (без остатка)» и впишите «Цена за раз, ₽».
5. Шаг 5. Внесите приход на вкладке «Приход» («Пришла поставка»): «Поставщик», «№ накладной», «Дата», строки с позицией, «Упаковок» или «или единиц» и «Цена упаковки, ₽». Нажмите «Оприходовать». Можно прикрепить «Фото накладной» или «Импорт CSV/Excel».
6. Шаг 6. Если на полке уже есть остатки, впишите их на вкладке «Инвентаризация» в поля «факт» и нажмите «Сохранить инвентаризацию».
7. Шаг 7. Вкладка «Техкарты»: выберите услугу, нажмите карандаш, добавьте строки: позиция, «сколько», режим «обязательно» (списывается само) или «по факту» (мастер впишет сам). При необходимости задайте «Вариант услуги» (короткие, средние, длинные; руки; ноги) или «+ личная норма мастера». Нажмите «Сохранить техкарту».
8. Шаг 8. Проверьте «Настройки» (владелец): «Списывать по визитам с даты», «Минус на складе», «Перерасход — тревога и причина, если факт выше нормы на, %», «Скоро закончится» — запас меньше чем на, дней, «Срок поставки, дней». Дата автосписания проставляется сама в день, когда вы впервые сохранили позицию, приход или техкарту. Нажмите «Сохранить».
9. Шаг 9. Списание по визиту идёт, когда визит получает статус «Пришёл» или «Оплачен». Смотрите и правьте его во вкладке «Расходники» в окне визита: поле количества, причина «— почему не по норме —», «+ Добавить из списка» и «Сохранить расходники».
10. Шаг 10. Списания без визита (уборка, брак, истёк срок, «на салон (кофе, чай, вода)», «проба / обучение», «подарок клиенту») оформляются на вкладке «Списания»: позиция, «Сколько», тип, причина.
11. Шаг 11. Вкладка «Заказать» показывает, что закончится в ближайшие дни, сгруппировано по поставщикам, и сколько упаковок взять. Кнопка «Скопировать список» копирует текст для заказа.
12. Шаг 12. Вкладка «Аномалии» (владелец) показывает «Перерасход», «Пропажа», «Без списания», «Заказать», «Нет техкарты». «Движения» — полная история прихода, списаний и инвентаризаций, «Отчёт» — расходы по типам и перерасход мастеров за 7, 30 или 90 дней.

Что проверить после настройки

• На вкладке «Остатки» позиция видна с остатком и меткой «есть», «мало» (хватит на N дн.) или «нет». Вверху счётчики «Позиций», «Скоро закончатся», «Нет в наличии».
• После «Оприходовать» остаток вырос, а в «Движения» появилась строка «приход».
• После визита в окне визита во вкладке «Расходники» написано «списано по визиту», в «Движения» — строка «визит».
• Во вкладке «Техкарты» у услуги нет пустой карточки, а у услуг с нормой видны строки расходников.
• На вкладке «Заказать» либо список по поставщикам, либо «Заказывать пока нечего».

Частые ошибки

• Не задать техкарту услуге: тогда списывать нечего, в визите будет «У услуги нет техкарты…».
• Перепутать «В фасовке, ед.» и «Цена фасовки, ₽»: цена вписывается за всю упаковку, цена за единицу считается сама.
• Ждать, что склад спишет прошлые визиты: списание идёт только с даты в «Списывать по визитам с даты».
• Править остаток «на глаз» вместо «Списания» или «Инвентаризации»: тогда пропадёт история в «Движения» и отчёт по потерям.
• Вести услугу-расход как обычную позицию: стирка полотенца и стерилизация набора заводятся как «Услуга-расход (без остатка)».

Если что-то пошло не так

Термины

Расходники

Материалы на услугу (краска, гель, воск…). Списываются со склада по визиту.

Карта

Номер карты гостя: по QR клиент открывает свой кабинет с бонусами и записями.

Статус

Тип клиента (обычный, VIP, сложный) и его состояние по ритму: в ритме, остывает, потерян.

Техкарта

Нормы расхода материалов на одну процедуру: тогда расходники подставляются в визит сами.

Журнал

Главный экран: расписание по мастерам и часам. Здесь видно, кто когда записан, можно создать запись и перетащить её на другое время.

Визит

Одна запись клиента к мастеру: время, услуги, оплата и комментарии. Открывается кликом по записи в журнале.