Как работать с листом ожидания в VEMO CRM

Как это устроено в VEMO CRM

Подробно по шагам: Лист ожидания

1. Шаг 1. Откройте «Журнал». Крайняя колонка «Лист ожидания» (подпись «мест нет — ставьте сюда») нужна клиентам, для которых не нашлось окна. Колонка есть всегда у владельца и администратора.
2. Шаг 2. Чтобы поставить клиента в очередь, нажмите «+ Запись», выберите клиента или введите «…или новый: имя» и телефон. В поле «Мастер» выберите «Лист ожидания» с пометкой «(мастер не назначен)». Мастер для такой записи не нужен.
3. Шаг 3. Откройте «Лист ожидания» (группа «Клиенты»). Сверху карточка с названием колонки и пояснением, ниже блок «Ждут места · сегодня N, всего M»: дата и время записи, клиент, услуга и статус («ждёт», «подтвердил», «пришёл»). Нажатие на строку открывает окно визита.
4. Шаг 4. Когда в журнале освободилось окно, найдите клиента в очереди и позвоните ему. Согласуйте время и перенесите запись в окне визита на нужное время и мастера.
5. Шаг 5. Если клиент пришёл сразу: при отметке «Пришёл» или при приёме оплаты у записи без мастера CRM спросит «Кто обслужил клиента?». В списке мастера сгруппированы: «Подходят: направление и в смене», «В смене в этот день», «Делают это направление», «Остальные мастера». Есть поиск «Мастер или направление». После выбора запись становится обычным визитом мастера: он попадает в его статистику и зарплату.
6. Шаг 6. Владелец видит блок «Визиты без мастера: N». Это старые записи колонки листа ожидания (например, из переноса из YCLIENTS). Отбор: «Все», «Пришли», «Исход не отмечен». Для каждого визита показаны подсказки (мастера, которые были в смене) и список «другой…» для выбора вручную.
7. Шаг 7. Чтобы назначить мастера нескольким визитам, отметьте их галочками (или «все на экране»), выберите в списке «Мастер для выбранных…» и нажмите «Назначить». Предупреждение перед назначением: визиты попадут в статистику и зарплату мастера. Если исход прошедшего визита был не отмечен, при назначении он станет «Оплачен».
8. Шаг 8. Если в тот же день у клиента есть визит у настоящего мастера, рядом показано «в тот же день — визит у …». Кнопка «Это дубль» отправляет ошибочную запись в корзину, выручка не задвоится. Для нескольких сразу — кнопка «Дубли».
9. Шаг 9. Кнопка «Не состоялись» помечает выбранные записи без оплаты и с неотмеченным исходом как отменённые. Оплаченные не затрагиваются, действие записывается в журнал.
10. Шаг 10. Блок «Не дождались: N» показывает клиентов, которых записали в лист ожидания, но в этот день ни у одного мастера их не было. Это потерянный спрос, не неявка. Таким клиентам стоит позвонить и предложить время.
11. Шаг 11. Владелец может переименовать колонку: в поле «Название колонки» введите новое имя (не короче 2 букв) и нажмите «Переименовать».

Что проверить после настройки

• Клиент, которого поставили в очередь, виден в блоке «Ждут места» и в колонке журнала.
• После выбора мастера в окне «Кто обслужил клиента?» запись переходит в колонку выбранного мастера.
• Счётчик «Визиты без мастера: N» уменьшился после назначения, а в сообщении появилось «Назначено: N · записано в журнал».
• Если очередь пуста, вместо списка написано «Сейчас в листе ожидания никого нет».

Частые ошибки

• Ждать, что CRM сама предложит освободившееся окно клиенту: подбора и оповещения нет, звоните сами.
• Назначать мастера всем старым визитам подряд: они попадут в зарплату и статистику, а у прошедших визитов без исхода статус станет «Оплачен». Сначала проверьте дубли кнопкой «Это дубль».
• Отмечать «Пришёл» у записи без мастера, не выбрав, кто обслужил клиента: CRM не даст закрыть такую запись.
• Путать «Не состоялись» и «Это дубль»: первое отменяет запись, второе убирает дубль в корзину.

Если что-то пошло не так

Что пока в разработке: Автоматического подбора и оповещения клиента нет, всё вручную. Страница «Лист ожидания» в рабочем салоне показывает очередь и визиты без мастера; примерные сценарии с автоуведомлениями видны только на демонстрации.

Термины

Лист ожидания

Клиенты, которые хотят записаться, но подходящего окна нет. Освободится окно — предложите его.

Предпочтения

Что клиент любит: напиток, музыка, разговаривать или молчать. Видно мастеру в «Сегодня».

Статус

Тип клиента (обычный, VIP, сложный) и его состояние по ритму: в ритме, остывает, потерян.

Журнал

Главный экран: расписание по мастерам и часам. Здесь видно, кто когда записан, можно создать запись и перетащить её на другое время.

Визит

Одна запись клиента к мастеру: время, услуги, оплата и комментарии. Открывается кликом по записи в журнале.

Неявка

Клиент записался и не пришёл, не предупредив. Отличается от отмены: при отмене клиент предупредил заранее.