Как записать клиента в салон и не перепутать время

Как это устроено в VEMO CRM

Подробно по шагам: Журнал записи

1. Шаг 1. Откройте «Журнал» (группа «Сегодня»). Переключатель «Список / Сетка» в шапке выбирает вид (выбор помнится на устройстве). «Сетка по времени»: слева шкала времени, колонки — мастера. «Список»: записи по порядку. В конце колонка «Лист ожидания».
2. Шаг 2. Вверху: стрелки дня, кнопка «Сегодня», выбор даты, фильтр «Все направления», переключатель «список/сетка», кнопка «+ Запись» или «Новая запись», счётчики: записей, план, оплачено.
3. Шаг 3. Чтобы создать запись, нажмите «Новая запись» или свободную клетку у мастера.
4. Шаг 4. Чтобы открыть визит, нажмите на карточку записи. Откроется окно визита с вкладками.
5. Шаг 5. Чтобы перенести, перетащите карточку на другое время или к другому мастеру. Если мастер в это время не работает, CRM спросит «Записать всё равно?».
6. Шаг 6. Статус визита (Ожидание, Пришёл, Оплачен, Не пришёл, Отменён) меняется в окне визита рядом с именем мастера.
7. Шаг 7. Значок на карточке показывает оплату: частично или полностью и сколько осталось.
8. Шаг 8. Если время записи прошло, а статус не выставлен, карточка подсвечена: «Время записи прошло — отметьте: пришёл, не пришёл или отменён».
9. Шаг 9. Фильтр «Все направления»: выберите, например, «Ногти» — останутся только эти мастера.
10. Шаг 10. Кнопка «Показать демо» добавляет записи-примеры: в отчёты, деньги и историю клиентов они не попадают.
11. Шаг 11. Колонка «Лист ожидания» нужна для клиентов, которым не нашлось окна. Поставьте туда запись через «+ Запись» → «Лист ожидания».

Подробно по шагам: Новая запись: несколько услуг

1. Шаг 1. Нажмите «Новая запись» в «Журнале» (или клавишу «N», или свободную клетку в колонке мастера).
2. Шаг 2. В поле «Клиент — найти в базе» начните вводить имя, фамилию или цифры телефона. Поиск ищет и в истории визитов.
3. Шаг 3. Нужного нет? Нажмите «или новый: имя» и введите имя и телефон (+7 900 000-00-00). Клиент создастся вместе с записью.
4. Шаг 4. Выберите мастера, дату и время. Если мастера нет в списке, добавьте его в «Сотрудники».
5. Шаг 5. Выберите услугу из списка (например, «Стрижка»).
6. Шаг 6. Нажмите «+ Ещё услуга» и выберите следующую. Поле освободится. Так можно добавить несколько услуг. Каждую можно убрать кнопкой «Убрать услугу».
7. Шаг 7. Проверьте внизу «Всего: N усл. · M мин · цена». Длительность и цена суммируются.
8. Шаг 8. Если все услуги не помещаются до следующей записи мастера, появится предупреждение «Все услуги займут … мин, а до следующей записи в … только … мин. Сдвиньте время, уберите услугу или выберите другого мастера».
9. Шаг 9. Нажмите «Сохранить». Запись появится в журнале.
10. Шаг 10. Если клиент звонил, запись из всплывающей карточки звонка получит пометку «Записан из звонка».

Подробно по шагам: Окно визита: вкладки

1. Шаг 1. Нажмите на запись в «Журнале» — откроется окно визита. Оно одного размера: при переключении вкладок ничего не прыгает.
2. Шаг 2. Слева колонка клиента с вкладками «Обзор», «Анкета», «Заметки». Справа визит с вкладками «Визит», «Расходники», «Мастер», «Оплата», «История», «Ещё».
3. Шаг 3. Вкладка «Визит»: время, категория записи (например «Первый визит», «VIP»), список услуг и товаров. Добавляйте кнопками «+ Услуга» и «+ Товар».
4. Шаг 4. Статус визита (Ожидание, Пришёл, Оплачен…) — рядом с именем мастера, меняется в один клик.
5. Шаг 5. Вкладка «Расходники»: материалы по визиту. Если склада ещё нет, окно подскажет «Открыть склад».
6. Шаг 6. Вкладка «Мастер»: фото, график, сколько визитов за 30 дней, «Условия услуги» (цена и длительность мастера), ссылка на страницу мастера и «сменить ▾».
7. Шаг 7. Вкладка «Оплата»: расчёт как в чеке и кнопка «Принять оплату» (см. статью «Оплата визита»).
8. Шаг 8. Вкладка «История»: прошлые изменения и комментарий.
9. Шаг 9. Вкладка «Ещё»: «Следующие визиты», «Записать снова», «Сделать повторяющейся», «Продать пакет / курс», «Фоллоу-ап».
10. Шаг 10. Если вы что-то изменили и не сохранили, горит «Есть несохранённые изменения». Нажмите «Сохранить».
11. Шаг 11. Если клиент записан из звонка, на вкладке «Визит» видно «Записан из звонка», дату, время и длительность разговора.
12. Шаг 12. Закройте окно крестиком или клавишей Esc.

Что проверить после настройки

• Запись видна в журнале у нужного мастера и во времени.
• Цена и длительность равны ожидаемым.

Частые ошибки

• Создавать нового клиента, не проверив поиск: появится дубль карточки.
• Забывать про вторую услугу: клиент пришёл на две, а записан на одну.

Если что-то пошло не так

Термины

Ритм

Как часто клиент обычно приходит: средний промежуток между визитами в днях. По нему CRM понимает, когда пора позвать клиента снова.

Расходники

Материалы на услугу (краска, гель, воск…). Списываются со склада по визиту.

Лист ожидания

Клиенты, которые хотят записаться, но подходящего окна нет. Освободится окно — предложите его.

Следующие визиты

Записать снова — следующий визит; повторяющаяся — запись сама повторяется; пакет или курс — несколько визитов с предоплатой; фоллоу-ап — напоминание связаться после визита.

Важно о клиенте

Заметка видна во всех визитах этого клиента: аллергия, как стрижём, что важно помнить.

Быстрый просмотр

Короткая сводка о клиенте и подсказки, что сделать: подтвердить запись, отправить анкету.