Как подготовить онлайн-запись к запуску

Как это устроено в VEMO CRM

Подробно по шагам: Онлайн-запись и виджет

1. Шаг 1. Откройте раздел «Онлайн-запись» в меню (группа «Система»; пункт есть у владельца).
2. Шаг 2. Вверху смотрите статус: «Онлайн-запись работает» или «Онлайн-запись выключена». Если выключена, включает её команда VEMO по вашей заявке: напишите нам в «Связь с VEMO». Пока она выключена, всё ниже можно подготовить заранее.
3. Шаг 3. Проверьте строку «В онлайн-записи видно: мастеров — …, услуг — …». Мастер виден клиентам, если у него есть график и услуги на странице сотрудника. Если мастеров 0, заполните ему «График» и «Услуги».
4. Шаг 4. В блоке «Настройки» вставьте в поле «Ссылка на политику обработки персональных данных салона» адрес вашей политики (https://…). Клиент соглашается на обработку данных при записи, и рядом с согласием показывается ссылка «политика салона». Без ссылки её в форме не будет.
5. Шаг 5. В поле «Записывать не раньше чем за, минут» укажите, за сколько минут до начала клиент ещё может записаться (от 0 до 4320, шаг 15; по умолчанию 60). Чем число больше, тем меньше ближайших окон видно клиенту.
6. Шаг 6. В поле «На сколько дней вперёд» укажите, как далеко вперёд можно записаться (от 1 до 120; по умолчанию 30).
7. Шаг 7. В списке «Мастера без онлайн-записи» отметьте тех, кто принимает только по звонку. Отмеченных клиент в записи не увидит.
8. Шаг 8. Нажмите «Сохранить». Если что-то не так, под полями появится сообщение об ошибке.
9. Шаг 9. Нажмите «Скопировать», чтобы скопировать ссылку на запись, или «Открыть», чтобы увидеть страницу так, как её видит клиент (кнопка «Открыть» есть, когда запись включена).
10. Шаг 10. Пройдите путь клиента сами: «Выберите услугу» → «Выберите мастера» (можно «Любой свободный мастер») → «Дата и время» (окна по группам «Утро», «День», «Вечер») → «Ваши контакты». Там «Имя», «Телефон» (российский, в формате +7 900 000-00-00), необязательный «Комментарий для мастера» и галочка согласия на обработку персональных данных. Затем кнопка «Записаться». Рядом есть кнопка «Перезвоните мне» для клиента, который хочет, чтобы администратор позвонил.
11. Шаг 11. Откройте «Журнал»: тестовая запись должна быть там со статусом «Ожидание». У владельца и администратора в течение 30 секунд появится всплывающее сообщение «Новая онлайн-запись» с кнопками «Открыть» (откроет визит) и «Скрыть».
12. Шаг 12. Подтвердите запись или поменяйте её статус в окне визита, как у обычной записи. Клиент самостоятельно отменить запись не может: отмена делается в «Журнале» (статус «Отменён» с причиной).
13. Шаг 13. Отмените тестовую запись (статус «Отменён», причина), чтобы она не занимала время мастера.
14. Шаг 14. Разместите ссылку на сайте, в соцсетях и на картах. Для сайта поставьте кнопку или ссылку «Записаться»; кода виджета нет. Откуда пришли клиенты, видно по меткам в «Откуда клиенты».

Что проверить после настройки

• Вверху написано «Онлайн-запись работает», а в строке «В онлайн-записи видно» мастеров и услуг больше нуля.
• Кнопка «Открыть» показывает услуги и мастеров, которых вы ожидаете; мастеров из списка «Мастера без онлайн-записи» там нет.
• Ближайшее окно в записи наступает не раньше, чем через число минут из поля «Записывать не раньше чем за, минут», и не дальше, чем через число дней из поля «На сколько дней вперёд».
• Тестовая запись попала в «Журнал» со статусом «Ожидание», а у вас появилось сообщение «Новая онлайн-запись».
• В карточке нового клиента источник — «онлайн-запись», а согласие на обработку данных отмечено с датой.

Частые ошибки

• У мастера нет графика или услуг. Его не будет в онлайн-записи, как бы вы ни настроили остальное.
• Слишком большое значение «Записывать не раньше чем за, минут». На сегодня окон не остаётся.
• Не указали ссылку на политику. В форме записи тогда нет ссылки «политика салона» рядом с согласием.
• Ищут переключатель включения в кабинете. Его нет: запись включает команда VEMO.
• Многократная проверка с одного номера. С одного номера за сутки принимается не больше трёх записей, дальше клиент видит «С этого номера сегодня уже было несколько записей — позвоните в салон».

Если что-то пошло не так

Что пока в разработке: В кабинете нет кода виджета для вставки на сайт: размещайте ссылку или кнопку «Записаться» со ссылкой. Включает запись команда VEMO по заявке.

Термины

Карта

Номер карты гостя: по QR клиент открывает свой кабинет с бонусами и записями.

Статус

Тип клиента (обычный, VIP, сложный) и его состояние по ритму: в ритме, остывает, потерян.

Журнал

Главный экран: расписание по мастерам и часам. Здесь видно, кто когда записан, можно создать запись и перетащить её на другое время.

Визит

Одна запись клиента к мастеру: время, услуги, оплата и комментарии. Открывается кликом по записи в журнале.

Отмена

Клиент или салон отменили запись заранее. Освободившееся окно можно предложить клиенту из листа ожидания.

Мастер

Сотрудник, который оказывает услуги и ведёт записи. В кабинете мастера — только его день, клиенты и деньги.