Как согласовывать изменения мастера в VEMO

Как это устроено в VEMO CRM

Подробно по шагам: Роли и доступы: владелец, администратор, мастер, бухгалтер

1. Шаг 1. Владелец: всё, включая деньги, зарплаты, сотрудников, тариф, реквизиты и настройки салона.
2. Шаг 2. Администратор: «Сегодня», «Журнал», «Телефония», «Клиенты», «Мастера», «Смена», «Лист ожидания», «Склад», «Сообщения», «Сотрудники» (без блокировки), «Откуда клиенты», «Сайт салона», «Услуги и ритм». Финансов владельца и тарифа не видит.
3. Шаг 3. Мастер: «Мой день», «Мои клиенты», «Мои деньги», «Мои заявки», «Моя страница», «Музыка», «Радио». Видит только своих клиентов и свои деньги.
4. Шаг 4. Бухгалтер: только раздел «Бухгалтерия» (чтение всего, внесение расходов, выгрузки).
5. Шаг 5. Чтобы добавить сотрудника: «Настройки» → «Сотрудники и доступы» → «Имя», «Телефон», «Роль» → «Добавить и получить ссылку».
6. Шаг 6. Чтобы отключить: тот же список, кнопка «Заблокировать». Вход закроется сразу, история останется.
7. Шаг 7. Чтобы расширить права администратора: «Зарплата» → «Схемы» → мастер → «Доступ сотрудника» и настройка «Администратор видит зарплату других сотрудников»; в «Бухгалтерия» → «Настройки» — режим «только налог».
8. Шаг 8. Чтобы разрешить мастерам менять свои услуги и график без одобрения: «Настройки» → «Правки мастеров».

Подробно по шагам: Заявки мастеров и правки мастеров

1. Шаг 1. Мастер открывает свою страницу сотрудника. Ссылку даёт владелец: на странице сотрудника есть кнопка «Скопировать ссылку». Страница открывается только после входа в CRM.
2. Шаг 2. Мастер на вкладке «Услуги» меняет строки (услуга, минуты, цена), при необходимости нажимает «+ услуга» и затем «Отправить на подтверждение». Пока владелец не рассмотрел, рядом стоит метка «есть изменения на подтверждении».
3. Шаг 3. Мастер на вкладке «График» выбирает «По дням недели» (дни, время, перерыв) или «Чередование» (работает N дн., отдыхает N дн., с даты, часы) и нажимает «Отправить на подтверждение». Метка — «заявка на подтверждении».
4. Шаг 4. Отдельный день (отпуск, больничный, выходной или другие часы) мастер меняет, нажав дату в календаре месяца: тип «работает», «выходной», «отпуск» или «больничный», время и «Комментарий», кнопка «Отправить».
5. Шаг 5. Профиль, «О себе» и фото портфолио мастер меняет сразу, без подтверждения.
6. Шаг 6. Владелец или администратор открывает «Мастера» и нажимает строку мастера: откроется его страница сотрудника. Вверху блок «Ждут подтверждения». В нём видны строки «Услуги: …», «Новый график (…)» с именем мастера после «от» и отдельные строки по дням-исключениям.
7. Шаг 7. Просмотрите, что просит мастер, и нажмите «Подтвердить» или «Отклонить». Появится сообщение «Подтверждено» или «Отклонено». После подтверждения новые услуги и график действуют в журнале и онлайн-записи; при отказе остаются прежние.
8. Шаг 8. Подтверждайте по пунктам: услуги, график и каждый день-исключение рассматриваются отдельно, поэтому после одной кнопки в блоке могут остаться другие строки.
9. Шаг 9. Причину отказа в форме указать нельзя. Если нужно объяснение, скажите мастеру лично или напишите ему.
10. Шаг 10. Чтобы правки мастеров вступали в силу без вашего одобрения, откройте «Настройки салона» (меняет владелец), блок «Сотрудники», и поставьте галочку «Правки страниц сотрудников (услуги, график) — без моего одобрения».
11. Шаг 11. Правки, которые вносит сам владелец или администратор на странице мастера, сохраняются сразу: вместо «Отправить на подтверждение» на кнопках стоит «Сохранить».
12. Шаг 12. Страницы «Заявки мастеров» и «Мои заявки» (бытовые заявки: материал, инструмент, график, другое) в рабочем салоне пока пустые: они заполнены только в демо. Такие просьбы мастер передаёт напрямую.

Подробно по шагам: Сотрудники: добавить и отключить

1. Шаг 1. Откройте «Сотрудники»: меню «Команда» → «Сотрудники» (или «Настройки салона» → «Сотрудники и доступы»). Вверху заголовок «Сотрудники салона» и счётчик «N из M»: сколько сотрудников есть и сколько разрешает ваш тариф.
2. Шаг 2. Подготовьте данные: имя (не короче 2 букв), телефон сотрудника (10–11 цифр, например +7 900 000-00-00) и роль. Телефон станет его логином для входа.
3. Шаг 3. Нажмите «Добавить сотрудника». Откроется форма с полями «Имя», «Телефон», «Роль».
4. Шаг 4. Впишите, например, имя «Анна» и телефон +7 900 000-00-00. В «Роль» выберите «Мастер» или «Администратор». Роль после создания не меняется — выбирайте внимательно.
5. Шаг 5. Нажмите «Добавить и получить ссылку». Появится блок «Ссылка для входа · Анна · Мастер» с текстом «Действует до …, открывается один раз» (ссылка живёт 24 часа).
6. Шаг 6. Нажмите «Скопировать» и отправьте ссылку сотруднику сами, например в мессенджер: система ничего не отправляет и эту ссылку больше не покажет. Затем нажмите «Готово, ссылку передал».
7. Шаг 7. Сотрудник открывает ссылку, придумывает PIN из 6–8 цифр и входит. PIN не должен быть простым (123456, 111111, 121212) и не может быть частью номера телефона.
8. Шаг 8. В списке у сотрудника появятся метки: сразу после добавления «ждёт ссылку · до …», после первого входа «вход настроен» и дата входа. Другие метки: «нет входа — выдайте ссылку», «ссылка истекла», «заблокирован».
9. Шаг 9. Если ссылка истекла или потерялась, у карточки сотрудника откройте меню «…» и выберите «Новая ссылка для входа». Все прежние ссылки сразу перестанут работать.
10. Шаг 10. Если у сотрудника нет телефона (например, он перенесён из YCLIENTS, на карточке «из YCLIENTS»), нажмите «Телефон и ссылка», впишите номер и нажмите «Выдать ссылку».
11. Шаг 11. Нажмите «Страница» у сотрудника, чтобы настроить его профиль. У мастера есть вкладки «Профиль», «График», «Визиты», «Услуги» и другие. Чтобы мастер появился в онлайн-записи, нужны график и услуги на его странице.
12. Шаг 12. Чтобы закрыть доступ, владелец в меню «…» выбирает «Заблокировать» и подтверждает. Сотрудник сразу выходит из CRM на всех устройствах. Вернуть доступ можно пунктом «Разблокировать».
13. Шаг 13. Список разбит на группы: «Владелец и администраторы», затем направления, «Другие» и «Технические колонки». Технические колонки скрыты, их показывает галочка «Технические (N) — колонки из YCLIENTS, не мастера».

Подробно по шагам: Кабинет мастера

1. Шаг 1. Получите от владельца ссылку-приглашение. Она одноразовая. Откройте её, придумайте PIN из 6–8 цифр и войдите. PIN из одной цифры или «лесенка» система не примет.
2. Шаг 2. В следующий раз откройте CRM, выберите вкладку «Сотрудник», введите телефон и PIN, нажмите «Войти». Если ваш номер есть в нескольких салонах, выберите нужный.
3. Шаг 3. Слева меню: «Мой день», «Мои клиенты», «Мои уходящие», «Мои деньги», «Мои заявки», «Моя страница», «Музыка», «Радио», «Моя ссылка». Часть пунктов может быть скрыта правами.
4. Шаг 4. «Мой день»: журнал с вашими записями на день. Нажмите запись, чтобы открыть визит. Часы вашей смены видны в шапке колонки, записи вне графика отмечены.
5. Шаг 5. В окне визита блок «Мастер» ведёт на вашу страницу кнопкой «Открыть страницу мастера». Там вкладки «Профиль», «График», «Визиты», «Работы», «Услуги» (и «Статистика», «Зарплата», «Отзывы», если это разрешил владелец).
6. Шаг 6. «Профиль»: напишите «О себе», загрузите фото и портфолио (до 30 фото). Меняете сами, без одобрения.
7. Шаг 7. «График» и «Услуги»: правите и нажимаете «Отправить на подтверждение». Владелец или администратор ответит. Если владелец включил правки без одобрения, изменения применяются сразу.
8. Шаг 8. «Мои клиенты»: список ваших клиентов без телефонов. В карточке клиента вам доступны, например, «Предпочтения».
9. Шаг 9. «Мои уходящие»: ваши клиенты, которым пора вернуться, без телефонов. Телефонов в списке нет: связаться с клиентом поможет администратор.
10. Шаг 10. «Мои деньги»: ваш расчёт. Что именно вы видите, решает владелец: свою ЗП, расчёт по визитам, схему и формулы, выручку, клиентов, оценки, статистику.
11. Шаг 11. «Моя ссылка»: личная ссылка для записи к вам. Скопируйте её и отправьте клиентам.
12. Шаг 12. Если вы забыли PIN, попросите владельца выдать «Новая ссылка»: прежняя перестанет работать сразу.

Что проверить после настройки

• После «Подтвердить» блок «Ждут подтверждения» исчез (или в нём не осталось этой строки), а на вкладке «Услуги» пропала метка «есть изменения на подтверждении».
• Новая услуга или график появились в журнале мастера и в онлайн-записи (если мастер там виден).
• После «Отклонить» заявка исчезла, а у мастера остались прежние услуги и график.
• Если включена галочка «без моего одобрения», правка мастера действует сразу и меток «на подтверждении» нет (кнопка у мастера по-прежнему называется «Отправить на подтверждение»).
• Новый сотрудник появился в списке с меткой «ждёт ссылку · до …», счётчик «N из M» вырос на единицу.
• После того как сотрудник вошёл, метка сменилась на «вход настроен», вместо «ещё не входил» показана дата входа.
• У мастера на странице «Страница» заполнены «График» и «Услуги», и в «Онлайн-запись» вырос счётчик «мастеров».
• Заблокированный сотрудник отмечен «заблокирован» и не может войти, пока вы не нажмёте «Разблокировать».
• После входа в меню профиля видно ваше имя и роль, а в меню нет разделов владельца (деньги салона, настройки).
• «Мой день» показывает только ваши записи и ваши часы смены.
• В «Мои клиенты» нет телефонов, а клиентов других мастеров нет.
• После «Отправить на подтверждение» на странице появляется отметка «заявка на подтверждении».

Частые ошибки

• Искать заявки на странице «Заявки мастеров». В рабочем салоне она пуста: заявки на услуги и график лежат на странице мастера.
• Подтвердить только услуги и забыть график или дни-исключения: в журнале у мастера останется прежний график.
• Ждать, что мастер получит уведомление и причину отказа. Отдельного уведомления и поля для причины в форме нет, сообщите сами.
• Включить «без моего одобрения» и забыть об этом: мастера смогут сами менять цены и график, а вы их не увидите заранее.
• Рассчитывать, что мастер сможет подтвердить свою заявку сам: подтверждает только владелец или администратор.
• Отправить ссылку нескольким людям или в общий чат. Она одноразовая и даёт вход, открыться должна у самого сотрудника.
• Закрыть блок «Ссылка для входа · …» до копирования. Повторно эту ссылку система не покажет — выдайте «Новая ссылка для входа».
• Выбрать неверную роль: после создания она не меняется. Придётся заблокировать сотрудника и добавить заново.
• Ввести телефон с опечаткой: сотрудник не получит нужный вход. Следите, чтобы было 10–11 цифр.
• Думать, что блокировка освобождает место в тарифе: заблокированный сотрудник остаётся в счётчике «N из M».
• Не придумать PIN сразу по ссылке. Ссылка одноразовая и действует ограниченное время; потом придётся просить новую.
• Передавать PIN коллегам. Доступ ваш, и действия в CRM записываются на вас.
• Ждать, что «Мои заявки» и «Моя страница» заработают. В рабочем салоне они пока демонстрация.
• Менять график и считать его применённым. Пока заявка не подтверждена, действует прежний график.
• Вводить PIN много раз с ошибкой. После нескольких попыток вход блокируется, подождите минуту.

Если что-то пошло не так

Что пока в разработке: Страница «Заявки мастеров» с материалами и инструментами сейчас наполнена только в демо-режиме; в рабочем салоне она пока пустая. Правки услуг и графика от мастеров подтверждаются на странице мастера.; «Мой день», «Мои клиенты», «Мои деньги» и «Моя ссылка» работают. «Моя страница» и «Мои заявки» в рабочем салоне пока пустые (демонстрационные).

Термины

Ритм

Как часто клиент обычно приходит: средний промежуток между визитами в днях. По нему CRM понимает, когда пора позвать клиента снова.

Лист ожидания

Клиенты, которые хотят записаться, но подходящего окна нет. Освободится окно — предложите его.

Предпочтения

Что клиент любит: напиток, музыка, разговаривать или молчать. Видно мастеру в «Сегодня».

Статус

Тип клиента (обычный, VIP, сложный) и его состояние по ритму: в ритме, остывает, потерян.

Журнал

Главный экран: расписание по мастерам и часам. Здесь видно, кто когда записан, можно создать запись и перетащить её на другое время.

Визит

Одна запись клиента к мастеру: время, услуги, оплата и комментарии. Открывается кликом по записи в журнале.